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Solutions
En remplaçant ses processus de réception manuelle par deux agents vocaux IA de Vatel intégrés directement à sa téléphonie Webex, cette entreprise a automatisé la gestion de 185 appels et 400 minutes de conversation par mois. Conçus en 4 semaines, ces agents intelligents qualifient les demandes et envoient instantanément un courriel structuré aux départements concernés. Cette transition a réduit le délai de traitement à 0 minute entre l'appel et la notification d'équipe, libérant de précieuses heures de secrétariat tout en offrant une couverture bilingue fluide et instantanée.
185 appels réglés entièrement par l'agent par mois
400 minutes de conversation par mois
0 minute (transmission automatisée)
Cette entreprise est une grande entreprise québécoise de gestion des déchets et des matières résiduelles, desservant une clientèle bilingue (francophone et anglophone) à travers la province.
Cette entreprise faisait face à un volume élevé d'appels entrants pour deux motifs principaux : la saisie des plaintes clients et la répartition des demandes de services (dispatch). En l'absence d'automatisation intelligente, l'ensemble de ces appels reposait sur le réceptionniste de l'entreprise, créant plusieurs goulets d'étranglement :
Pour éliminer ces frictions opérationnelles, Vatel a structuré une solution reposant sur deux agents vocaux distincts et spécialisés: un pour les plaintes et un pour la répartition, plutôt qu'un seul assistant général. Cette architecture permet de garder chaque conversation ciblée et d'automatiser l'envoi de courriels post-appel directement aux équipes responsables. L'implémentation complète a été réalisée en 4 semaines:
Audit complet du flux d'appels du réceptionniste, cartographie détaillée des questions requises pour l'admission des plaintes et de la répartition, et révision technique de la structure des extensions Webex existantes.
Programmation et entraînement de l'agent bilingue de plaintes et de l'agent bilingue de répartition. Configuration des règles d'envoi automatique de courriels (via Resend) et intégration de la logique de transfert d'appels.
Intégration de l'assistant au menu vocal existant de Webex sous forme d'extensions téléphoniques internes, réalisation de tests d'appels réels et validation de la réception immédiate des courriels.
Depuis le lancement des deux agents vocaux IA de Vatel, cette entreprise bénéficie d'une réception téléphonique fluide, performante et disponible en tout temps.
| Indicateurs clés | Avant Vatel | Après l'agent vocal IA de Vatel |
|---|---|---|
| Volume mensuel pris en charge par l'agent conversationnel IA | 0 appel (gestion 100 % manuelle) | 185 appels réglés entièrement par l'agent par mois |
| Temps d'accueil automatisé | Surcharge totale du secrétariat | 400 minutes de conversation par mois |
| Délai de transmission de l'information | Variable (saisie et transfert manuels) | 0 minute (transmission automatisée) |
| Gestion de la langue (FR/EN) | Triage manuel par le réceptionniste | Détection et transition bilingues fluides |
Pour atteindre ce niveau d'efficacité, les deux agents vocaux de Vatel s'appuient sur une logique d'accueil bilingue et connectée, exécutant chaque étape de triage en temps réel :
En déléguant la saisie répétitive de premier niveau à l'agent vocal IA de Vatel, cette entreprise a réussi à accélérer radicalement le traitement de ses demandes de répartition et de ses plaintes. Son personnel administratif peut désormais se détacher des appels routiniers à forte répétition pour se concentrer sur la résolution de problèmes clients complexes et la coordination de haut niveau.
Plus de questions ? sales@vatel.ai
L'agent reconnaît la langue de l'appelant dès ses premiers mots et poursuit en français ou en anglais. Il n'y a aucun menu de langue au début de l'appel. Pour une entreprise qui sert une clientèle bilingue, c'est un accueil plus simple et plus rapide pour tout le monde.
Vatel se branche sur la téléphonie Webex de cette entreprise, sans changer de numéro ni de fournisseur. Les appels arrivent à l'agent comme à n'importe quel poste. L'équipe a gardé ses outils habituels, et les appelants composent le même numéro qu'avant.
Oui. Dès la fin de l'appel, l'agent envoie au bon service, via Resend, un courriel structuré avec tous les détails de la demande. L'équipe est avisée sans aucun délai et peut agir sans rappeler l'appelant pour obtenir des précisions.
Les plaintes et la répartition demandent des informations différentes. Avec un agent par sujet, chaque appelant se fait poser les bonnes questions, et le résumé part au bon service. Cette entreprise traite ainsi environ 185 appels par mois, sans que les demandes se mélangent.
