Comment la Clinique Dominique Girard automatise 100 % de sa planification de rendez-vous grâce à l'agent conversationnel IA de Vatel
En intégrant le secrétariat virtuel de Vatel, la Clinique Dominique Girard a entièrement automatisé la prise de rendez-vous de sa ligne principale, gérant de manière autonome 500 minutes d'appels mensuels. Sans aucune intervention de l'équipe clinique pour la planification téléphonique, l'agent vocal bilingue IA (français/anglais) répond aux questions sur les soins, réserve les rendez-vous selon des créneaux horaires configurés et envoie une confirmation par courriel instantanément. Cette solution opérationnelle 24/7 assure un accueil sans attente, élimine les risques de double réservation et libère le personnel pour les soins directs en salle de traitement.
100 % de la planification de rendez-vous de la ligne principale
500 minutes par mois réglées entièrement par l'agent
Couverture totale 24/7
Clinique Dominique Girard
La Clinique Dominique Girard est un établissement québécois de premier plan spécialisé en esthétique médicale. Située au Québec, la clinique propose une vaste gamme de soins diversifiée de services médico-esthétiques spécialisés.
Un accueil téléphonique saturé par la planification manuelle
Dans le secteur de l'esthétique médicale, la qualité de l'accueil téléphonique est primordiale pour l'acquisition de nouveaux clients et la fidélisation des patients existants. Cependant, l'augmentation constante de la demande créait une surcharge administrative majeure pour la Clinique Dominique Girard :
- Interruptions constantes de l'équipe: Les appels de routine concernant les tarifs, les soins ou les demandes d'horaires interrompaient constamment le personnel médical. Les employés devaient sans cesse basculer entre l'assistance téléphonique et les soins en salle de traitement.
- Perte d'occasions hors-heures: De nombreux patients effectuent leurs recherches de traitements ou souhaitent réserver en soirée et les fins de semaine. Les appels tombaient alors sur une messagerie vocale, augmentant le risque de perdre ces clients au profit de cliniques concurrentes.
- Risques de surréservation: Gérer manuellement les horaires de plusieurs praticiens et cabines pour différents types de traitements présentait un risque important d'erreurs, de double réservation ou d'oublis de consignes de préparation.
Un secrétariat virtuel autonome basé sur les règles de la clinique
Pour résoudre ces problématiques, la clinique a déployé l'agent conversationnel IA de Vatel. Ce dernier a été conçu pour respecter scrupuleusement les consignes et contraintes horaires définies par l'établissement. L'implémentation s'est déroulée de façon fluide sur une période de 4 semaines :
- 01Semaine 1
Découverte
Audit des questions fréquemment posées sur les soins (Botox, fillers, relissage), cartographie des durées de traitements et configuration précise des fenêtres de réservation disponibles.
- 02Semaines 2 et 3
Développement
Programmation des arbres logiques de l'agent vocal IA, intégration de la FAQ clinique et configuration du système d'envoi automatique de courriel de confirmation.
- 03Semaine 4
Déploiement
Configuration de la ligne téléphonique principale (SIP), intégration sécurisée au système d'agenda et mise en production avec suivi en direct.
Une productivité maximisée et une expérience patient sans couture
Depuis la mise en production, l'agent vocal IA de Vatel gère l'accueil de la Clinique Dominique Girard de manière totalement autonome.
| Indicateurs clés | Avant Vatel | Après l'agent vocal IA de Vatel |
|---|---|---|
| Minutes d'appels automatisées | 0 min (surcharge totale de l'équipe) | 500 minutes par mois réglées entièrement par l'agent |
| Personnel requis au téléphone | Équipe médicale interrompue en cabine | 0 employé requis pour la prise de rendez-vous |
| Disponibilité d'accueil | Limité aux heures d'ouverture cliniques | Couverture totale 24/7 |
| Confirmations de rendez-vous | Suivi manuel ou différé | Envoi automatique et instantané par courriel |
Un parcours patient sans attente et 100 % sécurisé
L'agent vocal AI de Vatel répond instantanément à chaque appel, éliminant toute file d'attente. Il qualifie le besoin du patient, répond avec précision aux questions sur les soins esthétiques proposés (Botox, agents de comblement, relissage cutané) et propose uniquement les créneaux disponibles configurés par l'équipe. Dès que le créneau est sélectionné et validé, l'IA enregistre le rendez-vous et déclenche l'envoi immédiat d'un courriel de confirmation contenant la date, l'heure, le soin choisi et toutes les consignes de préparation pré-traitement.
Redonner la priorité à l'excellence des soins esthétiques
En confiant sa réception téléphonique et sa planification de rendez-vous à Vatel, la Clinique Dominique Girard a éliminé la friction opérationnelle quotidienne. Soulagés de la gestion des appels, les professionnels de la santé de la clinique peuvent désormais dévouer l'intégralité de leur temps et de leur attention à la satisfaction de leurs patients en salle de traitement.
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FAQ
Plus de questions ? sales@vatel.ai
Oui. Vatel est pleinement conforme à la Loi 25 et conforme à la LPRPDE. Les appels et les transcriptions sont chiffrés en transit et au repos, seules les personnes autorisées de la clinique y ont accès, et la clinique choisit combien de temps ils sont conservés, de 24 heures à 2 ans.
L'agent se branche sur le système d'agenda de la clinique. Il propose seulement les plages que la clinique a configurées, inscrit le rendez-vous et envoie tout de suite une confirmation par courriel avec les consignes avant le soin. Aucun employé n'a à intervenir pour la prise de rendez-vous.
L'agent répond aux questions courantes sur les soins et prend les rendez-vous. Quand une question demande l'avis d'une professionnelle, il transfère l'appel à l'équipe ou prend un message, selon les règles de la clinique. Le personnel n'est plus interrompu pendant les soins pour des questions simples.
L'agent recueille seulement l'information nécessaire pour prendre ou modifier le rendez-vous. Vatel ne vend jamais de données à des tiers. Les enregistrements et les transcriptions sont conservés selon la durée choisie par la clinique, et seules les personnes autorisées y ont accès.