What results did Dominique Girard achieve with Vatel?

Clinique Dominique Girard deployed a Vatel voice agent to fully own its inbound scheduling. The agent answers treatment FAQs, books appointments from pre-configured availability windows, and fires email confirmations — all without live staff involvement.

What was the monthly calls fully automated for Dominique Girard?

500 min — Monthly calls fully automated at Dominique Girard using Vatel AI voice agents.

What was the staff required for phone scheduling for Dominique Girard?

0 — Staff required for phone scheduling at Dominique Girard using Vatel AI voice agents.

What was the email confirmation on every booking for Dominique Girard?

Instant — Email confirmation on every booking at Dominique Girard using Vatel AI voice agents.

Toutes les études de cas

HealthcareEsthétique médicaleQuébec, Canada

Dominique Girard

Une clinique d'esthétique médicale automatise entièrement son flux de prise de rendez-vous avec un agent vocal qui réserve, confirme et ne surbookte jamais.

La Clinique Dominique Girard a déployé un agent vocal Vatel pour prendre en charge entièrement la prise de rendez-vous entrante. L'agent répond aux questions sur les traitements, réserve des créneaux à partir de fenêtres de disponibilité préconfigurées et envoie des confirmations par courriel — sans aucune intervention du personnel.

EngagementEn cours · prise de rendez-vous entrante

RégionQuébec, Canada

PortéePrise de rendez-vous · résolution de FAQ · confirmation par courriel

LanguesFrançais + Anglais

StatutEn production

Volume mensuel~500 min / mois

SpécialitésInjectables, surfaçage cutané et plus

500 min

Appels mensuels entièrement automatisés

Personnel requis pour la prise de rendez-vous

Instantané

Confirmation par courriel à chaque réservation

01Le défi

Une clinique très sollicitée dépassée par la prise de rendez-vous manuelle.

La Clinique Dominique Girard offre une gamme de traitements d'esthétique médicale — injectables, surfaçage cutané et autres procédures. À mesure que la demande des patients augmentait, les appels de prise de rendez-vous sont devenus un fardeau opérationnel important — mobilisant le temps du personnel qui devrait se consacrer aux soins.

Les appels de prise de rendez-vous monopolisaient le personnel. Une grande partie des appels entrants étaient des demandes de rendez-vous routinières ne nécessitant aucun jugement clinique — mais elles tombaient sur la même équipe gérant les soins aux patients, créant des changements de contexte constants.
Les appels en dehors des heures restaient sans réponse. Les patients qui se renseignaient sur les traitements en soirée ou le week-end n'avaient aucun moyen de prendre rendez-vous. Les appels manqués dans ce contexte signifiaient souvent perdre un patient au profit d'une clinique concurrente.
Risque de surbooking avec la prise en charge manuelle. Sans une couche de réservation centralisée et basée sur des règles, la planification entre plusieurs types de traitements et praticiens comportait un risque de doubles réservations et de planification hors des fenêtres de disponibilité.

02L'approche

Un agent de planification autonome, construit autour des règles propres à la clinique.

Nous avons construit l'agent pour qu'il opère dans des limites prédéfinies strictes. La clinique contrôle ses créneaux disponibles, et l'agent ne réserve jamais en dehors — offrant à l'équipe une certitude sans avoir à surveiller chaque interaction.

01Sem. 1

Découverte

Audit des questions fréquentes sur les traitements
Cartographie des règles de planification
Configuration des fenêtres de disponibilité

02Sem. 2–3

Développement

Flux de réservation avec application des créneaux
Base de connaissances FAQ
Déclencheur de confirmation par courriel

03Sem. 4

Déploiement

Configuration SIP ligne principale
Intégration au système de réservation
Surveillance au lancement

03La solution

Chaque appel répondu, chaque réservation confirmée, chaque règle respectée.

L'agent répond à chaque appel sur la ligne principale de la clinique, résout les questions sur les traitements, guide les appelants vers une prise de rendez-vous et envoie une confirmation par courriel dès qu'un rendez-vous est confirmé.

Résolution des questions fréquentes sur les traitements

L'agent répond aux questions sur les services de la clinique — des injectables comme le Botox et les fillers aux procédures de surfaçage cutané — avant d'orienter les appelants vers la réservation.

Réservation autonome basée sur des règles

Les rendez-vous sont pris exclusivement dans les fenêtres de disponibilité préconfigurées par la clinique. L'agent applique ces règles automatiquement et ne surbookte jamais.

Confirmation par courriel instantanée

Une fois un rendez-vous confirmé, un courriel est envoyé immédiatement au patient avec tous les détails pertinents — date, heure, traitement et toute instruction pré-rendez-vous.

Disponibilité de réservation 24h/24

L'agent prend des rendez-vous en tout temps. Les patients peuvent planifier à n'importe quelle heure sans attendre qu'un membre du personnel soit disponible.

04Résultats